エクセルを使用した見積書の問題点について



多くの会社では、エクセルによる見積書のテンプレートを利用し、見積書の作成を行っている事でしょう。
エクセルはとても多機能なソフトですから様々な業務に利用されており、事務処理作業に革命的な改革を促したと言っても過言ではないソフトの代表格です。

しかしながら、今あらためて見直してみると、
エクセルによる見積書の作成処理で色々な問題が生じている事に気が付きます。

まずは、見積書を管理する発行ナンバーを管理する必要が生じます。
次は、作成した見積書のファイルを管理する必要が生じてきます。
その上、一度作成した見積書を検索するのにも時間が掛かり、再利用にも時間が掛る事に気が付きます。

エクセルを使用して見積書を作れば作るほどファイルの数が増えて行き、フォルダー内を整理するのも大変な時間を要します。
しかも、個々人のパソコンで見積書を作っている為、客先に提出した書式が異なっていたり、どれが提出した見積書なのか分からない状況に陥ってしまうのです。

エクセルの見積書は簡単に導入でき、とても便利なのですが、作成ファイルが増えれば増えるほど効率的な方法ではなくなり、事務処理作業に時間を要し、統一的な管理から離れるという矛盾を抱える事になります。

社内の事務処理作業を考えた場合、見積書の作成だけではなく、受発注に必要な書類の作成や、請求書の発行、さらには売上・入金管理までを社内手続き通りに行わなければなりません。

このような事務処理作業をきちんとした見通しを持って行わなければ、お客様からの受注が多くなればなるほど作業が繁雑になり、ミスが多くなってしまい、より多くの時間を費やす事になるのです。

さてどうでしょう、エクセルでこの処理作業を行う事が実に至難の業であるのか、もうお気づきになりましたか?

でも、使いやすいソフトはなかなか見つからなかったのも現実でした。
さりとて、データベースの開発に多額の費用を掛ける事もできませんでした。

そこで、そんな悩みを解決する事を目指して作られたのが、みんなの見積書です。

みんなの見積書は見積書作成から請求書発行まで、さらには売上・入金管理業務までをサポートしています。

さらにさらに、とっても便利な事に入力したデータを独占することなく、出力する機能も多数用意しているのです。
 (XLS出力CSV出力、マウス操作によるドラッグ&ドロップをサポートしています。)

これにより社内で使用しているエクセルの各帳票へは簡単にデータを渡すことが可能なのです。


一度使用して見て下さい。

より柔軟でより使い易くよりミスが少ない効率的な社内システムの構築がきっと可能になるでしょう。


社内システムの構築について非常に興味深く、参考になる YouTube の URL をご紹介します。

なぜ、エクセルを使って見積書・請求書を作成管理すると失敗するのか?



最終更新日:2014/02/05
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